Administratorem Twoich danych osobowych jest Hurtownia Kaja J. G. Sobczak z siedzibą w Warszawie przy ul. Wojciecha Korfantego 51 (01-496), NIP: 524-22-57-998.
Współpracujemy z firmami w modelu B2B. Prowadzimy wyłącznie sprzedaż hurtową i przyjmujemy zamówienia wyłącznie składane przez podmioty gospodarcze.
Jakie dane osobowe gromadzimy i dlaczego?
W naszym systemie zbieramy dane umożliwiające realizację zamówień. Jeśli logujesz się do systemu jako nowy użytkownik, zostaniesz poproszony o podanie:
Nazwy użytkownika – będzie to nazwa, którą będziesz mógł zalogować się do systemu. Możesz podać skróconą nazwę firmy, nie są konieczne na tym etapie żadne informacje o Tobie jako osobie.
Nazwy firmy – musimy mieć możliwość zidentyfikowania firmy, którą reprezentujesz. Nie udostępniamy systemu osobom prywatnym. Będzie ona również niezbędna do wystawienia faktury, jeśli zdecydujesz się na złożenie zamówienia.
NIP-u firmy – musimy mieć pewność, że firma jest czynnym płatnikiem VAT. Będzie on również niezbędny do wystawienia faktury, jeśli zdecydujesz się na złożenie zamówienia. W ciągu kilku dni po utworzeniu przez Ciebie konta zweryfikujemy, czy firma o podanym numerze NIP jest czynnym podmiotem gospodarczym. Zastrzegamy sobie prawo do dezaktywacji lub usunięcia konta w przypadku stwierdzenia niezgodności danych ze stanem faktycznym lub podania nieprawidłowego numeru NIP.
Adresu e-mail – musimy mieć możliwość przesłania informacji o założeniu konta i ewentualnych działaniach z nim związanych (zawieszenie, usunięcie itp.) oraz o zamówieniach, które być może złożysz.
Hasła – musisz mieć możliwość zalogowania się do systemu.
Jeśli zdecydujesz się na złożenie zamówienia, zostaniesz poproszony o uzupełnienie następujących danych:
Kraju, w którym działa Twoja firma – stanowi podstawę dla określenia kosztów dostawy i wysokości podatków.
Adresu firmy – niezbędny do wystawienia faktury.
Miasta – niezbędne do wystawienia faktury.
Kodu pocztowego – niezbędny do wystawienia faktury.
Numeru telefonu – w przypadku pojawienia się braków w asortymencie skontaktujemy się z Tobą telefonicznie. Kontakt ten będzie wyłącznie informacyjny i nie będzie służył celom marketingowym.
Notatki (opcjonalnie) – jeśli chcesz nas poinformować o dodatkowych elementach, jak np. preferowane godziny dostawy.
Opcjonalnie możesz podać adres dostawy, jeśli jest inny niż adres do płatności. W tym przypadku poprosimy o podanie:
Imienia i nazwiska osoby, która ma odebrać paczkę od kuriera.
Nazwy firmy, aby kurier miał pewność, że dostarcza ją w dobre miejsce (opcjonalnie).
Kraju
Adresy
Miasta
Kodu pocztowego
Aby złożyć zamówienie będziesz musiał również zatwierdzić regulamin systemu e-Zamówień.
Przypominamy, że składane w systemie zamówienie nie jest jednoznaczne z zawarciem transakcji kupna-sprzedaży, a jedynym wiążącym dokumentem jest faktura VAT (wysyłana pocztą elektroniczną).
Przechowujemy również informacje o składanych przez Ciebie zamówieniach, które łączą się ze wspomnianymi wyżej danymi.
Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa i audytu (oraz ewentualnej pomocy) odnotowujemy również informacje o Twoich próbach zalogowania się do systemu, a od momentu zalogowania rejestrujemy wszystkie Twoje działania w postaci logów. Rejestrowane dane obejmują również adres IP, z którego wchodzisz na stronę (zarówno w momencie logowania, jak i składania zamówienia). Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celach bezpieczeństwa, nie stosujemy żadnych narzędzi typu Marketing Automation i nie stosujemy profilowania.
Formularz kontaktowy
Aby wysłać do nas wiadomość będziemy potrzebować wyłącznie firmowego adresu mailowego, na który będziemy mogli wysłać odpowiedź, Twojego imienia (dla nas jesteś osobą, a nie anonimowym kontaktem) oraz oczywiście treści wiadomości. Wszystkie podane dane posłużą wyłącznie odpowiedzi na pytanie, bez Twojej zgody nie wyślemy do Ciebie żadnej niepożądanej wiadomości marketingowej ani handlowej.
Pliki Cookies
Jeśli masz konto w naszym systemie i logujesz się do strony, ustanowione zostanie tymczasowe cookie żeby określić, czy Twoja przeglądarka akceptuje pliki cookie. To ciasteczko nie zawiera danych osobowych i zostaje odrzucone kiedy zamykasz przeglądarkę.
Kiedy się logujesz, tworzymy również kilka plików cookie by zapamiętać Twoje dane logowania i opcje wyświetlania ekranu. Cookie logowania jest ważne dwa dni, a cookie związane z opcjami ekranu rok. Jeśli wybierzesz “Zapamiętaj mnie”, Twój login będzie ważny przez dwa tygodnie. Jeśli wylogujesz się z konta, cookie logowania zostanie usunięte.
Analityka i funkcje reklamowe
Na stronie zbierane są również dane niezbędne do analityki w systemie Google Analytics, obejmujące informacje powiązane z plikami cookie, identyfikatorami użytkowników lub identyfikatorami wyświetlania reklam. Dane te są przechowywane w systemie Google Analytics przez maksymalnie 26 miesięcy od momentu ostatniej aktywności, przy czym każda kolejna aktywność odnawia ten okres na kolejne 26 miesięcy.
Zbieramy również danych w Google Analytics w kontekście funkcji reklamowych i ulepszonego e-commerce. Funkcje reklamowe Google Analytics to:
Funkcje reklamowe Analytics to zbiór funkcji, które korzystają z plików cookie Google dotyczących reklam, by umożliwiać:
Tworzenie list odbiorców remarketingu na podstawie informacji o zachowaniu, zainteresowaniach i danych demograficznych, a następnie udostępnianie tych list w Google Ads.
Wykorzystywanie danych demograficznych i danych o zainteresowaniach w raportach Analytics.
Tworzenie segmentów na podstawie danych demograficznych i danych o zainteresowaniach.
Czytaj więcej o funkcjach reklamowych na stronie Google pt. Funkcje reklamowe.
W kontekście ulepszonego e-commerce zbierane dane obejmują zbiorcze, statystyczne dane dotyczące transakcji i zakupów. Więcej o e-commerce w Google Analytics przeczytasz na stronie Google pt. E-commerce – informacje.
Nasza strona zintegrowana jest z Facebookiem za pomocą Pixela. Jest to narzędzie analityczne pomagające mierzyć skuteczność reklam. Więcej o Pixelu możesz przeczytać na stronie pomocy Facebooka.
Social Media
Na naszej stronie mogą się pojawiać dodatkowe funkcjonalności, które przekierowują do zewnętrznych stron społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn, Twitter, Google i inne), umożliwiając np. podzielenie się publikacją lub produktem. Funkcjonalności te mogą wiązać się z tworzeniem plików Cookies na Twoim urządzeniu.
Każdy serwis, do którego zostajesz w tej sposób przekierowany, posiada własną politykę prywatności i może tworzyć pliki Cookies. Zachęcamy do zapoznania się z politykami tych serwisów, ponieważ korzystając z tych funkcjonalności akceptujesz ich postanowienia. Hurtownia Kaja nie ma wpływu na ich wydźwięk.
Z kim dzielimy się Twoimi danymi
Twoje dane osobowe przechowujemy wyłącznie na własny użytek, nie udostępniamy ich podmiotom trzecim (za wyjątkiem podmiotów upoważnionych do tego w świetle prawa).
Jak długo przechowujemy Twoje dane
Dla użytkowników, którzy się zarejestrują na naszej stronie, przechowujemy informacje, które podają podczas rejestracji i dokonywania zamówień (patrz sekcja pt. “Jakie dane osobowe gromadzimy i dlaczego?”). Każdy użytkownik może zobaczyć, edytować albo usunąć informacje o sobie w każdym momencie (nie może jedynie zmienić swojej nazwy użytkownika). Administrator strony także może zobaczyć i edytować te informacje.
Twoje dane przechowywane są do momentu, gdy usuniesz konto lub zażądasz jego usunięcia (okres przechowywania plików cookie zdefiniowany został w sekcji pt. “Pliki cookie”).
Przed 14.03.2019 historie składanych zamówień były usuwane po zakończeniu ich realizacji (lub po anulowaniu zamówienia), ponieważ, zgodnie z naszym regulaminem systemu e-Zamówień złożenie zamówienia nie jest jednoznaczne z zawarciem transakcji kupna-sprzedaży, a jedynym wiążącym dokumentem jest faktura VAT, przechowywanie w systemie historii składanych zamówień nie jest konieczne. Od dnia 14.03.2019 r. historia zamówień jest dostępna dla użytkowników.
Dane dotyczące Twojego konta będą przechowywane do momentu, gdy nie zdecydujesz się na jego usunięcie. Możesz to zrobić samodzielnie, po zalogowaniu do systemu e-Zamówień lub informując nas o tym mailowo lub telefonicznie.
Jakie prawa przysługują Ci w kontekście Twoich danych
Jeśli masz konto w systemie e-Zamówień Hurtowni Kaja, możesz wnioskować o otrzymanie wyeksportowanego pliku z Twoimi danymi personalnymi, które o Tobie przechowujemy, włączając w to wszystkie dane, które nam podałeś. Możesz także wnioskować o usunięcie wszystkich Twoich danych osobowych, które przechowujemy. Żądanie to jednak nie obejmuje danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać do celów administracyjnych, prawnych lub bezpieczeństwa.
Masz prawo wglądu do danych, ich zmiany lub usunięcia z bazy. Możesz również wycofać zgodę na przetwarzanie danych, co będzie wiązało się z usunięciem Twojego konta z naszego systemu. Możesz to zrobić logując się do systemu lub informując nas o tym mailowo lub telefonicznie. Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (GIODO).
Twoje informacje kontaktowe
Jak wspomnieliśmy wyżej, Twoje dane kontaktowe wykorzystywane są wyłącznie w celu realizacji zamówienia. Jeśli nie wyrazisz wyraźnej zgody i nie zapiszesz się na nasz newsletter, nie otrzymasz żadnego powiadomienia zawierającego informację marketingową lub handlową (wyjątkiem może być wiadomość spełniająca tzw. “obowiązek informacyjny”, czyli przypomnienie o tym, że posiadamy Twoje dane osobowe w systemie).
Informacje dodatkowe
Jak chronimy Twoje dane
Dostęp do Twoich danych podawanych w systemie e-Zamówień ma jedynie Administrator. Po złożeniu zamówienia zostaje ono przekazane mailowo do Działu Realizacji, gdzie rozpoczyna się jego realizacja. Dostęp do Twoich danych mogą mieć trzy osoby: Administrator Systemu e-Zamówień i dwie osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia (na wypadek konieczności zastępstwa), czuwające nad jego finalizacją.
Od strony informatycznej bezpieczeństwo serwera zapewnia dostawca usług, firma CyberFolks (H88 S.A.).
Procedury na wypadek naruszenia danych
Jeśli stwierdzimy naruszenie danych, niezwłocznie Cię o tym poinformujemy.
Systemy automatycznego profilowania lub podejmowania decyzji
Nie korzystamy z żadnych systemów automatycznego profilowania ani podejmowania decyzji. Jeśli chcesz otrzymywać komunikację dostosowaną do Twoich potrzeb, powinieneś określić interesujący Cię asortyment w momencie zapisu na newsletter.
